إدارة جرد الممتلكات

إدارة مخزون الممتلكات هي عملية الاحتفاظ بسجل مفصل ومنظم لجميع الأصول أو المعدات أو العناصر التي يملكها أو يستخدمها أو يديرها فرد أو شركة أو مؤسسة. وثيقة إدارة مخزون الممتلكات، والتي يشار إليها غالبًا باسم قائمة المخزون أو سجل الأصول، هي مستند أو قاعدة بيانات تستخدم لتسجيل وتتبع المعلومات حول هذه الأصول. تعتبر هذه الوثيقة ضرورية لأغراض مختلفة، بما في ذلك إدارة الأصول، والتتبع المالي، وتخطيط الصيانة، وتقييم المخاطر.

في ما يلي المكونات الرئيسية المضمنة عادةً في مستند إدارة مخزون الممتلكات:

• وصف الأصل: وصف تفصيلي لكل أصل، بما في ذلك اسمه وطرازه ورقمه التسلسلي والشركة المصنعة وأي تفاصيل أخرى ذات صلة تحدد العنصر بشكل فريد.
• فئة الأصول: يتم تصنيف الأصول بناءً على نوعها، مثل المعدات المكتبية أو الآلات أو المركبات أو الأثاث أو الإلكترونيات أو العقارات.
• موقع الأصل: الموقع الفعلي المحدد أو القسم الذي يوجد به الأصل، وهو أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات الكبيرة التي لديها مرافق متعددة.
• تاريخ الاستحواذ: تاريخ الحصول على الأصل أو شراؤه. ويساعد هذا في تحديد عمره واستهلاكه.
• التكلفة: تكلفة الشراء الأصلية أو تكلفة اقتناء الأصل، بما في ذلك الضرائب ورسوم الشحن والتركيب.
• القيمة الحالية: القيمة المقدرة الحالية للأصل، والتي قد تتغير بمرور الوقت بسبب انخفاض القيمة أو ارتفاع قيمتها.
• الحالة: الحالة الحالية للأصل الأصل، بما في ذلك أي احتياجات صيانة أو إصلاح ضرورية.
• الإهلاك: معلومات عن إهلاك الأصل، بما في ذلك طريقة الإهلاك (على سبيل المثال، القسط الثابت أو الرصيد المتناقص) ومصروف الإهلاك السنوي .
• معلومات الضمان: تفاصيل حول أي ضمانات أو اتفاقيات خدمة مرتبطة بالأصل، بما في ذلك تواريخ انتهاء الضمان.
• سجل الاستخدام: معلومات حول مدى تكرار استخدام الأصل وكثافة استخدامه، مما يمكن أن يساعد في جدولة الصيانة وتخطيط الاستبدال.
• سجلات الصيانة: سجلات جميع أنشطة الصيانة والإصلاح التي يتم إجراؤها على الأصل، بما في ذلك التواريخ والتكاليف وأوصاف العمل المنجز.
• معلومات التخلص: تفاصيل حول كيفية ووقت التخلص من الأصل أو إيقافه، بما في ذلك سعر البيع وقيمة الإنقاذ ، أو تكاليف التخلص.
• الرمز الشريطي أو رمز الاستجابة السريعة:، إذا كان ذلك ممكنًا، قد يتم تصنيف الأصول باستخدام الرموز الشريطية أو رموز الاستجابة السريعة التي ترتبط بالسجلات الخاصة بها في نظام إدارة المخزون، مما يجعلها من الأسهل تتبع العناصر وتحديد موقعها.
• الطرف المسؤول: الشخص أو القسم المسؤول عن رعاية الأصول وصيانتها وإدارتها.
• التأمين المعلومات: معلومات حول التغطية التأمينية للأصل، بما في ذلك أرقام البوليصة وتفاصيل التغطية.
• تقييم المخاطر: ملاحظات حول أي مخاطر محتملة مرتبطة بالأصل، مثل مخاوف تتعلق بالسلامة أو مشكلات الامتثال.
• الصور الفوتوغرافية: التوثيق المرئي للأصل، بما في ذلك الصور أو المسح الضوئي للأرقام التسلسلية وعلامات الأصول والأصل نفسه.
• سجل المستخدم والموقع: سجلات التغييرات في موقع الأصول والمستخدمين بمرور الوقت، وخاصة ذات الصلة بالأصول المشتركة أو المتنقلة.
• مسار التدقيق: أ تاريخ التغييرات التي تم إجراؤها على سجلات الأصول، بما في ذلك أسماء المستخدمين والتواريخ وأوصاف التعديلات.

تُعد مستندات إدارة مخزون الممتلكات ضرورية للشركات والمؤسسات بجميع أحجامها، لأنها تساعد في ضمان ذلك يتم حساب الأصول بشكل صحيح وصيانتها واستخدامها بكفاءة. تعمل هذه المستندات على تسهيل اتخاذ القرارات المستنيرة وتحسين أمان الأصول ودعم التقارير المالية وتقارير الامتثال. بالإضافة إلى ذلك، فهي ضرورية في سيناريوهات التعافي من الكوارث وفي مطالبات التأمين في حالة فقدان الأصول أو تلفها.